Erfolgsgeschichte: Once-Only - Das gelingt nur gemeinsam! Einblicke
Hintergründe
Der Begriff "Once-Only" steht für gelebte Nutzerfreundlichkeit und er macht die enormen Möglichkeiten der Verwaltungsdigitalisierung für die Menschen und die Wirtschaft greifbar. Groß sind aber auch die Herausforderungen, die es bei der Einlösung dieses Versprechens zu überwinden gilt. Ein interdisziplinäres Vorhaben mit Unterstützung von GovLabDE hat sich dieser Aufgabe gestellt.
Dass man bewusst aus unterschiedlichen Perspektiven auf das gleiche Thema schaut und kollaborativ durch innovative Lösungsideen Hemmnisse abbaut, damit es in jeglicher Hinsicht funktioniert: Das ist der Mindset-Wechsel.
Maßnahmen
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1. Fokus aufs Wesentliche dank externer Unterstützung: Besonders wertvoll für die Beteiligten ist die externe Unterstützung, die die beteiligten Ressorts entlastet und zugleich eine neutrale Vermittlerrolle zwischen ihnen übernimmt. Indem die Externen strukturierende und organisatorische Aufgaben erfüllen, können sich die Teams auf die Inhalte des Vorhabens konzentrieren. Ein gutes Beispiel sind die agil und kollaborativ gestalteten Workshops.
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2. Mindset schlägt Template: Die ressort- und behördenübergreifende Zusammenarbeit fördert den Auf- und Ausbau eines agilen Mindsets und der kollaborativen Fähigkeiten der Beteiligten. Statt die Nutzbarkeit von ressortfremden Tools und Templates zu diskutieren, interagieren die Teilnehmenden direkt – face to face – miteinander.
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3. Am richtigen Ort, mit den richtigen Tools: Der GovTech Campus ist der perfekte Ort, um im Vorhaben die Prinzipien der neuen Zusammenarbeit zu leben. Dass der Campus als neutrales Setting keinem speziellen Ressort „gehört“, kommt bei den Beteiligten besonders gut an. In der Zusammenarbeit profitieren die Teammitglieder auch von digitalen, kollaborativen Tools, wie zum Beispiel Kanban-Boards.
Erfolge
Interdisziplinäres Netzwerk
Mit dem Once-Only-Vorhaben hat sich ein Netzwerk etabliert, das mittlerweile über 1.000 Fachkräfte aus über 40 Ministerien und Behörden umfasst. Was diese Expertinnen und Experten verbindet: Sie alle sehen das Potential der Nutzung von Daten aus anderen Teilen der Verwaltungen für ihre Arbeit. Das Netzwerk bietet praktische „Hilfe zur Selbsthilfe“, gibt unterstützende Instrumente an die Hand, beantwortet Fragen und erleichtert, vom Wissen des jeweils anderen zu profitieren
Vom Koalitionsvertrag zur Best Practise
Dank der Unterstützung durch GovLabDE gibt das Vorhaben konkrete Antworten auf die Ziele des Koalitionsvertrags, der „das Silodenken überwinden“ und „feste ressort- und behördenübergreifende agile Projektteams und Innovationseinheiten mit konkreten Kompetenzen ausstatten“ will. Durch die verbesserte Vernetzung wird sichtbarer, wo in den unterschiedlichen Ministerien und Behörden themennahe Aktivitäten stattfinden, um gemeinsame Schnittstellen und weitere Zusammenarbeitspotentiale zu erkennen. So können schnell Ergebnisse zu Innovationsthemen erzielt werden.
Ausblick
Der weitere Fahrplan des Vorhabens ist klar abgesteckt. Die kollaborierenden Ressorts bringen passende, praxisorientierte Anwendungsfälle von Once-Only gemeinsam in die Umsetzung. Dabei ist ein kontinuierlicher Austausch mit dem GovLabDE-Vorhaben zur „Semantischen Interoperabilität“ gegeben. Der bisherige Projektverlauf zeigt, dass GovLabDE auf dem richtigen Weg ist, die Verwaltung Deutschlands zu verbessern – und die Vorteile des Once-Only-Prinzips flächendeckend verfügbar zu machen.
Unser Projekt ist Best Practice im Sinne des Koalitionsvertrags. Wir überwinden bewusst Silodenken und kommen gemeinsam voran, indem wir Kapazitäten bündeln und gemeinsame Schnittstellen gezielt ausnutzen.
Weitere Erfolgsgeschichten
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Digital-Gipfel
Seit 2006 wird auf dem Digital-Gipfel (ehemals „IT-Gipfel“) der Bundesregierung die digitale Transformation von Wirtschaft, Staat und Gesellschaft beleuchtet. Das Konzept sollte für die Zukunft modernisiert, die vorhandenen Strukturen und DNA dabei ganzheitlich hinterfragt werden. Beitrag von: Damian Wald, Referent VIA3 BMWK
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Informationssicherheit Neu Denken
Im GovLabDE-Vorhaben „Informationssicherheit Neu Denken“ werden ressortübergreifend Weichen gestellt für eine sichere IT-Infrastruktur auf Bundesebene. Beitrag von: Hannelore Jorgowitz, Referentin BMI
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Mehr Unternehmerinnen für den Mittelstand
Vorurteile und widrige Rahmenbedingungen bereiten auch im Jahr 2023 noch selbständigen Frauen und Gründerinnen Schwierigkeiten. Eine Initiative unter Beteiligung von gleich fünf Bundesministerien und 27 weiteren Institutionen soll zur Verbesserung ihrer Situation beitragen. Beitrag von: Stephanie Kage, Referentin BMWK
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Zukunftsstrategie
Wenn Mitarbeitende fast sämtlicher Bundesministerien zusammenkommen, um gemeinsam an der Neuausrichtung der deutschen Forschungs- und Innovationspolitik zu arbeiten, müssen komplexe Prozesse koordiniert werden. GovLabDE lieferte die Begleitung für ein anspruchsvolles Vorhaben: durch eine umsichtige Strukturierung und den Einsatz agiler Methoden und Ansätze. Beitrag von: Referentin BMBF
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